Der Patient zahlt nicht: was Sie tun können

Erst prüfen

Bevor Sie mahnen, lohnt ein Blick auf die eigene Rechnung. Viele offene Rechnungen haben einen einfachen Grund.

• Ist die Rechnung fällig? Fällig wird das Honorar erst, wenn der Zahlungspflichtige eine Rechnung nach § 12 GOÄ erhalten hat: mit Datum, Nummer und Bezeichnung jeder Leistung, Betrag und Steigerungsfaktor, beim Wegegeld Betrag und Berechnung [1]. Fehlt über dem Schwellenwert die Begründung, ist die betroffene Position nicht fällig. Einzelheiten: Pflichtangaben der Rechnung und Mahnen ohne Ärger.
• Ist die Rechnung angekommen? Prüfen Sie Name, Straße, Hausnummer und Postleitzahl. Im Dienst wird eine Anschrift schnell falsch notiert, bei Urlaubern steht oft die Ferienwohnung statt der Heimatanschrift auf der Rechnung. Kommt ein Brief zurück, finden Sie die neue Anschrift über das Melderegister (siehe Sonderfälle).
• Stimmt der Zahlungspflichtige? Auf die Rechnung gehört, wer die Behandlung bezahlen muss. Ihr Vertragspartner ist der Patient bzw. bei Kindern in aller Regel ein Elternteil (§ 630a BGB) [2].
• Bestreitet der Patient einzelne Positionen? Dann fragen Sie nach, was genau ihn stört. Die Begründung eines höheren Faktors müssen Sie auf Verlangen näher erläutern (§ 12 Abs. 3 GOÄ) [1]. Ist eine Position wirklich falsch, schreiben Sie eine korrigierte Rechnung, statt weiter zu mahnen.

Fahrplan bis zum Mahnbescheid

Wie oft Sie mahnen, schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Vorschlag, der freundlich bleibt und trotzdem nicht ewig dauert:

1. Tag 0: Rechnung mit Zahlungsziel von 30 Tagen und dem Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB, siehe Mahnen ohne Ärger).
2. Etwa eine Woche nach dem Zahlungsziel: Zahlungserinnerung mit Kopie der Rechnung. Fragen Sie, ob die Rechnung angekommen ist.
3. Etwa zwei Wochen später: Mahnung mit neuer Frist von 14 Tagen.
4. Nach Ablauf dieser Frist: letzte Mahnung mit kurzer Frist (z. B. 7 Tage) und dem Satz, dass Sie danach einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
5. Etwa drei Monate nach der Rechnung: Mahnbescheid beantragen, wenn bis dahin weder Geld noch eine Rückfrage gekommen ist.

Zinsen, Mahngebühren, Widerspruch und Vollstreckungsbescheid: Mahnen ohne Ärger. Die Frist für den Antrag läuft drei Jahre ab Ende des Rechnungsjahres: Verjährung von Arztrechnungen.

In Klarziffer: Mit dem Schalter „Mahnungen“ schreiben Sie nach der Zahlungserinnerung eine 1. und 2. Mahnung mit Frist, auf Wunsch per E-Mail, wenn der Patient dem E-Mail-Versand zugestimmt hat; eine Mahngebühr bietet Klarziffer erst an, wenn Verzug besteht.

Lohnt sich der Aufwand?

Für den Mahnbescheid erhebt das Gericht eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 € (Nr. 1100 des Kostenverzeichnisses zum GKG) [3] [9]. Die volle Gebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung (Anlage 2 zum GKG) [4]:

Gebührentabelle in der Fassung seit 1. Juni 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 109). Bis 1.000 € liegt die halbe Gebühr unter dem Mindestbetrag, deshalb gelten 38 €. Den genauen Betrag zeigt der Kostenrechner der Mahngerichte [9]. Stand: Oktober 2026.

Wer zahlt am Ende?

• Sie strecken vor: Der Mahnbescheid soll erst erlassen werden, wenn die Gebühr bezahlt ist (§ 12 Abs. 3 GKG) [5].
• Der Patient erstattet: Der Mahnbescheid fordert ihn auf, neben der Forderung und den Zinsen auch die Kosten des Verfahrens zu zahlen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO) [6].
• Das Risiko bleibt bei Ihnen: Hat der Patient kein Geld oder ist er nicht auffindbar, bekommen Sie auch die 38 € nicht zurück. Für eine Zwangsvollstreckung kommen weitere Kosten hinzu.

Zeitaufwand

Der Antrag selbst ist online in einer Sitzung erledigt, wenn Sie Rechnung, Anschrift und Mahndaten bereitliegen haben. Beim ersten Mal kostet das Formular etwas mehr Zeit; danach geht es schneller. Widerspricht der Patient, wird es aufwendiger: Dann entscheidet auf Antrag ein Gericht in einem normalen Verfahren.

Beispiel: Rechnung über 100 €, der Patient reagiert auf keine Mahnung. Sie zahlen 38 € Gerichtskosten. Zahlt er nach Zustellung, bekommen Sie 100 € plus 38 € plus Zinsen. Zahlt er nie, haben Sie 38 € zusätzlich verloren. Ob sich das lohnt, hängt vor allem davon ab, ob der Patient erreichbar und zahlungsfähig ist. Ein Mahnbescheid bei einem Patienten mit fester Anschrift in Deutschland ist meist einen Versuch wert.

Ausfüllhilfe: Mahnbescheid online beantragen

Den Antrag füllen Sie auf online-mahnantrag.de aus, dem Angebot der Justiz [8]. Das Formular führt Sie Seite für Seite. Was wohin gehört:

1. Bundesland und Mahngericht: Sie wählen Ihr eigenes Bundesland; das zuständige zentrale Mahngericht ergibt sich daraus (siehe Mahnen ohne Ärger).
2. Antragsteller: Sie selbst als natürliche Person, mit vollem Namen und Praxis- bzw. Ihrer Anschrift, so wie sie auf der Rechnung steht. Rechnen Sie über eine Gemeinschaftspraxis ab, ist die Praxis (meist eine Gesellschaft) Antragsteller; das klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung oder dem Mahngericht. Einen Prozessbevollmächtigten lassen Sie weg, wenn Sie den Antrag selbst stellen.
3. Antragsgegner: der Zahlungspflichtige, also der Empfänger der Rechnung, mit der aktuellen Anschrift. Bei Kindern ist das der Elternteil, an den die Rechnung ging, nicht das Kind.
4. Hauptforderung: aus dem Katalog die Nummer 2, „Ärztliche oder zahnärztliche Leistung“ [7]. Dazu Rechnungsnummer und Rechnungsdatum als Bezeichnung und der offene Betrag. Mehrere Rechnungen an denselben Zahlungspflichtigen tragen Sie als einzelne Positionen ein.
5. Zinsen: laufende Zinsen ab dem Tag, an dem der Verzug begonnen hat, für Verbraucher 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Wie Sie den Tag bestimmen: Mahnen ohne Ärger.
6. Nebenforderungen: Unter „Mahnkosten“ tragen Sie Kosten der vorgerichtlichen Mahnung ein, unter „Auskünfte“ zum Beispiel die Gebühr für eine Melderegisterauskunft [8]. Ansetzen dürfen Sie nur tatsächliche Kosten, die nach Verzugseintritt entstanden sind (siehe Mahngebühren).
7. Prozessgericht: Das Gericht, das im Fall eines Widerspruchs entscheidet, müssen Sie angeben (§ 690 Abs. 1 Nr. 5 ZPO) [6]. Das Formular ermittelt es selbst; Sie können es ändern [8]. In der Regel ist es das Amtsgericht am Wohnort des Patienten (§§ 12, 13 ZPO) [6].
8. Versand: Ohne elektronische Signatur wählen Sie „Druck auf Papier (Barcode)“, drucken den Antrag aus, unterschreiben und schicken ihn mit der Post an das Mahngericht [9]. Die Rechnung selbst legen Sie nicht bei. Die Gerichtskostenrechnung kommt danach per Post.

Sonderfälle

Anschrift unbekannt oder Patient umgezogen

Die Meldebehörde gibt auf Antrag eine einfache Melderegisterauskunft: Name, Doktorgrad, derzeitige Anschriften und, falls die Person verstorben ist, diese Tatsache (§ 44 Abs. 1 BMG) [10]. Sie brauchen dafür Angaben, mit denen sich die Person eindeutig finden lässt, etwa Name und Geburtsdatum oder die frühere Anschrift (§ 44 Abs. 3 BMG) [10]. Zuständig ist die Gemeinde der letzten bekannten Anschrift. Die Gebühr legt die Gemeinde fest: In Heidelberg und Baden-Baden kostet die Auskunft zum Beispiel 10 €, online in Baden-Baden 8,09 € [11]. Die Kosten können Sie im Mahnantrag als Nebenforderung angeben [8].

Patient verstorben

Die Forderung geht nicht unter. Die Erben treten an die Stelle des Verstorbenen und haften für seine Schulden (§§ 1922, 1967 BGB) [12]. Schicken Sie die Rechnung an die Erben, wenn Sie sie kennen, sonst zunächst an die letzte Anschrift „an die Erben von …“. Sind die Erben unbekannt, bestellt das Nachlassgericht auf Ihren Antrag einen Nachlasspfleger, wenn Sie die Forderung gerichtlich geltend machen wollen (§ 1961 BGB) [12]. Bei kleinen Beträgen steht der Aufwand dafür selten im Verhältnis.

Patient im Ausland oder Tourist

Innerhalb der EU (ohne Dänemark) gibt es das Europäische Mahnverfahren mit dem Europäischen Zahlungsbefehl (Verordnung (EG) Nr. 1896/2006) [13]. In Deutschland ist dafür allein das Amtsgericht Wedding in Berlin zuständig (§ 1087 ZPO) [13]. Aber: Ist der Patient Verbraucher, sind ausschließlich die Gerichte des Staates zuständig, in dem er wohnt (Art. 6 Abs. 2 der Verordnung) [13]. Für eine Hausbesuchsrechnung an einen Urlauber aus Österreich wäre also ein österreichisches Gericht zuständig. Außerhalb der EU wird es noch schwieriger. Praktisch heißt das: Lassen Sie Touristen vor Ort bezahlen; mehr dazu unter Touristen und Patienten ohne deutsche Versicherung.

Insolvenz des Patienten

Ist über das Vermögen des Patienten ein Insolvenzverfahren eröffnet, melden Sie die Forderung schriftlich beim Insolvenzverwalter an, mit Grund und Betrag (§ 174 InsO) [14]. Wer zuständig ist, steht in der öffentlichen Bekanntmachung auf insolvenzbekanntmachungen.de [14]. Ein Mahnbescheid hilft dann nicht mehr: Insolvenzgläubiger können ihre Forderung nur noch im Insolvenzverfahren verfolgen (§ 87 InsO) [14]. Erhält der Patient später die Restschuldbefreiung, wirkt sie auch gegen Gläubiger, die ihre Forderung nicht angemeldet haben (§ 301 Abs. 1 InsO) [14].

Ratenzahlung

Bittet der Patient um Raten, ist das meist der bessere Weg als das Gericht. Halten Sie Beträge und Termine schriftlich fest. Jede Rate gilt als Anerkenntnis und lässt die Verjährung von vorn beginnen (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB) [15]; Beispiel unter Verjährung von Arztrechnungen.

Minderjährige Patienten

Bei Kindern und Jugendlichen schließen in aller Regel die Eltern den Behandlungsvertrag. Rechnung, Mahnungen und Mahnantrag richten sich dann an den Elternteil, der Zahlungspflichtiger ist (§ 630a BGB, § 12 GOÄ) [1] [2]. Den Namen des Kindes als Patient nennen Sie nur auf der Rechnung.

Vorbeugen im Dienst

Am wenigsten Arbeit macht die Rechnung, die gar nicht erst offen bleibt. Gerade bei Patienten, die Sie nur einmal sehen:

• Gleich bezahlen lassen: bar gegen Quittung (auf Verlangen müssen Sie den Empfang schriftlich bestätigen, § 368 BGB) [17], mit Karte, falls Sie ein Lesegerät dabeihaben, oder per Überweisung über einen GiroCode, den der Patient mit seiner Banking-App scannt. Bitten Sie um eine Echtzeitüberweisung, dann sehen Sie den Eingang oft noch vor Ort.
• Anschrift prüfen: Lassen Sie sich Name und Anschrift auf dem Ausweis zeigen, notieren Sie das Geburtsdatum und bei Urlaubern die Heimatanschrift. Das Geburtsdatum hilft später auch bei der Melderegisterauskunft [10].
• Einwilligung nur, wenn Sie sie brauchen: Wollen Sie offene Rechnungen später an eine Abrechnungsstelle oder ein Inkassobüro abgeben, brauchen Sie dafür vorher die Einwilligung des Patienten (siehe Mahnen ohne Ärger). Lassen Sie sie nur unterschreiben, wenn Sie das wirklich vorhaben.

In Klarziffer: Unter „Vor Ort bezahlt?“ tragen Sie die Zahlung bar mit vorausgefüllter Quittung oder per Karte ein oder zeigen dem Patienten den GiroCode groß zum Scannen.

Steuerlich: Was nicht bezahlt ist, zählt nicht

Ermitteln Sie Ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG), zählen Einnahmen erst in dem Jahr, in dem das Geld bei Ihnen eingeht (§ 11 Abs. 1 EStG) [16]. Eine Rechnung, die nie bezahlt wird, versteuern Sie also nicht. Gerichtskosten, Porto und Gebühren für die Melderegisterauskunft sind durch Ihre ärztliche Tätigkeit veranlasst und damit Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) [16], abziehbar im Jahr der Zahlung. Erstattet der Patient sie später, ist die Erstattung wieder eine Einnahme. Mehr dazu: Steuer für Ärzte im Nebenerwerb.