Aufbewahrungsfristen: Rechnungen und Patientenakte
Stand:
Für Ärztinnen und Ärzte gelten zwei Arten von Fristen nebeneinander: steuerliche für Rechnungen und Buchhaltung und ärztliche für die Behandlungsdokumentation. Sie beginnen unterschiedlich und sind unterschiedlich lang.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechnungskopien und andere Buchungsbelege: 8 Jahre ab Ende des Jahres (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG), seit 1. Januar 2025 [1] [2] [3].
- Bücher und Aufzeichnungen: weiter 10 Jahre; sonstige steuerlich wichtige Unterlagen: 6 Jahre [1].
- Behandlungsdokumentation: 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung (§ 630f Abs. 3 BGB, § 10 Abs. 3 Berufsordnung) [5] [6].
- Nach Ablauf: Daten, die Sie nicht mehr brauchen, sind zu löschen (Art. 17 DSGVO) [7].
Inhalt
Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Beginn | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Rechnungsdoppel (Ihre Kopie der Rechnung), Belege über Ausgaben | 8 Jahre | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b Abs. 1 UStG [1] [3] |
| Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO [1] |
| empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO [1] |
| ärztliche Aufzeichnungen, Patientenakte | 10 Jahre | Abschluss der Behandlung | § 630f Abs. 3 BGB; § 10 Abs. 3 BO [5] [6] |
| Teil III des BtM-Rezepts, BtM-Bestandsnachweise | 3 Jahre | siehe BtMVV | §§ 8, 13 BtMVV [8] |
Andere Vorschriften können für einzelne Unterlagen andere Fristen vorsehen (§ 630f Abs. 3 BGB) [5]. Die Tabelle nennt nur, was im Bereitschaftsdienst und bei Privatrechnungen typisch ist.
Steuerliche Fristen: 8 Jahre seit 2025
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt [4]. Sie gilt seit 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren Frist nach altem Recht am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO) [2]. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO) [1].
Für Rechnungen steht dieselbe Frist auch im Umsatzsteuergesetz: Ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren, ab Schluss des Jahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG) [3].
Ablaufhemmung
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO) [1]. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung, bevor Sie vernichten.
Was das für alte Belege heißt: Belege aus 2016 und früher durften ab 1. Januar 2025 vernichtet werden, Belege aus 2017 ab 1. Januar 2026, Belege aus 2018 ab 1. Januar 2027, jeweils vorbehaltlich der Ablaufhemmung.
Ärztliche Dokumentation: 10 Jahre
Die Patientenakte ist nach Abschluss der Behandlung zehn Jahre aufzubewahren, soweit andere Vorschriften keine anderen Fristen vorsehen (§ 630f Abs. 3 BGB) [5]. Die Berufsordnungen der Landesärztekammern enthalten dieselbe Frist, zum Beispiel § 10 Abs. 3 der Berufsordnung der Landesärztekammer Baden-Württemberg: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit nicht gesetzlich eine längere Pflicht besteht [6].
- Die Frist beginnt mit dem Abschluss der Behandlung, nicht erst am Jahresende.
- Die Pflicht gilt auch nach Aufgabe der Praxis. Dann bewahren Sie die Aufzeichnungen selbst auf oder sorgen dafür, dass sie in gehörige Obhut kommen (§ 10 Abs. 4 BO Baden-Württemberg) [6].
Beispiele
| Fall | aufbewahren bis |
|---|---|
| Rechnungskopie, ausgestellt am 05.11.2026 | 31.12.2034 |
| Quittung für einen Arztkoffer, bezahlt im März 2026 | 31.12.2034 |
| Dokumentation eines Hausbesuchs am 05.11.2026, Behandlung damit abgeschlossen | 05.11.2036 |
Die Rechnungskopie enthält auch Gesundheitsdaten. Steuerlich dürfen Sie sie nach acht Jahren vernichten. Die Dokumentation des Besuchs selbst bleibt zehn Jahre.
Was nach Ablauf der Frist zu tun ist
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für ihren Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO) [7]. Werden sie nicht mehr gebraucht, sind sie unverzüglich zu löschen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, gilt diese Löschpflicht nicht (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO) [7].
- Einmal im Jahr prüfen, welche Unterlagen ihre Frist erreicht haben.
- Vorher klären, ob noch ein Grund zur Aufbewahrung besteht, etwa ein laufender Streit oder eine offene Steuerprüfung.
- Papier so vernichten, dass es nicht mehr lesbar ist, zum Beispiel über einen Aktenvernichter oder einen Entsorgungsdienst.
- Elektronische Daten auch in Sicherungen löschen, sobald diese ausgetauscht werden.
Quellen
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (abgerufen am 18.10.2026)
- Art. 97 § 19a EGAO: Übergangsregelung zur Aufbewahrung (abgerufen am 18.10.2026)
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen (abgerufen am 18.10.2026)
- Bundesgesetzblatt 2024 I Nr. 323: Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 (abgerufen am 18.10.2026)
- § 630f BGB: Dokumentation der Behandlung (abgerufen am 18.10.2026)
- Berufsordnung der Landesärztekammer Baden-Württemberg, § 10 (Stand 01.09.2025) (abgerufen am 18.10.2026)
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5 und Art. 17 (abgerufen am 18.10.2026)
- Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV), §§ 8, 13 (abgerufen am 18.10.2026)
Stand: Oktober 2026. Verbindlich sind der amtliche Wortlaut der Gesetze und die Berufsordnung Ihrer Landesärztekammer.