Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Tim Dunkelberg, Gretelweg 7, 76199 Karlsruhe
E-Mail: support@klarziffer.de

2. Das Wichtigste vorab

Klarziffer ist ein Programm, das vollständig auf Ihrem Gerät läuft. Alle Daten, die Sie in Klarziffer eingeben (insbesondere Patienten- und Rechnungsdaten), werden ausschließlich auf Ihrem Gerät abgelegt (im Speicher Ihres Browsers bzw. der Klarziffer-App für Android). Klarziffer verlangt vor dem ersten Patienten ein Passwort; Patientendaten werden nur verschlüsselt gespeichert. Sie werden nicht an uns oder an Dritte übertragen; das Programm ist technisch so eingerichtet, dass es nur bei der Lizenzprüfung (Abschnitt 4) Daten sendet, und dabei keine Patienten- oder Rechnungsdaten. Ansonsten lädt es nur Dateien von klarziffer.de herunter: Programmaktualisierungen und, wenn Sie die Entfernungsberechnung nutzen, Straßenverzeichnisse (Abschnitt 6). Wir haben keinen Zugriff auf Ihre Patienten- und Rechnungsdaten.

3. Aufruf der Website und Hosting

Die Website klarziffer.de wird bei ALL-INKL.COM, Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, gehostet. Beim Aufruf der Website (also beim Laden des Programms und seiner Aktualisierungen) muss der Server technisch Ihre IP-Adresse verarbeiten, um die Dateien an Ihr Gerät auszuliefern. Zugriffsprotokolle (Server-Logfiles) sind für diese Website abgeschaltet; es werden also keine Aufrufe mit IP-Adresse gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Auslieferung und sicherer Betrieb der Website). Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Lizenzprüfung

Damit nur Kundinnen und Kunden mit gültiger Lizenz neue Rechnungen festschreiben können, fragt Klarziffer beim Freischalten und danach, solange eine Internetverbindung besteht, etwa alle 12 Stunden bei unserem Lizenzdienst auf klarziffer.de nach. Ohne Internet bleibt die zuletzt erhaltene Freigabe bis zu 30 Tage gültig. Übertragen werden ausschließlich: der Lizenzschlüssel, eine zufällig erzeugte Gerätenummer und ein Gerätename (z. B. „iPhone“ oder „Windows-PC“). Wir speichern dazu die Geräte je Lizenz mit dem Zeitpunkt der ersten und letzten Prüfung, um die vereinbarte Höchstzahl an Geräten einzuhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Lizenzvertrags). Gerätedaten löschen wir, wenn Sie ein Gerät entfernen, spätestens nach Ende des Vertrags und der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Fordern Sie Ihren Schlüssel erneut an („Schlüssel zusenden“), sendet Klarziffer dafür Ihre E-Mail-Adresse an den Lizenzdienst. Wir suchen damit die zugehörige Lizenz (falls nötig auch bei Stripe, Abschnitt 5) und schicken den Schlüssel an diese Adresse. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir von der Adresse nur eine Prüfsumme (Hash) für höchstens 24 Stunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Schutz vor Massenanfragen: Damit der Lizenzdienst nicht durch automatisierte Anfragen überlastet oder missbraucht wird, zählt er Anfragen je Absender. Dazu speichert er nicht Ihre IP-Adresse, sondern nur eine Prüfsumme (Hash) aus der IP-Adresse und einem Zufallswert, der stündlich wechselt und danach gelöscht wird, zusammen mit dem Zeitpunkt der Anfrage. Diese Einträge werden nach spätestens einer Stunde gelöscht; eine Zuordnung zu Ihrer IP-Adresse ist dann nicht mehr möglich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, verfügbaren Lizenzdienst).

5. Abo und Bezahlung über Stripe

Abschluss, Bezahlung und Verwaltung des Abos (Rechnungen, Zahlungsart, Kündigung) erfolgen auf Seiten des Zahlungsdienstleisters Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Dort geben Sie Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten ein; Karten- und Kontodaten erhalten wir nicht. Stripe übermittelt uns Name, E-Mail-Adresse, den Abo-Status und eine Kennung des Zahlungsmittels (keine Karten- oder Kontonummer), damit wir die Lizenz zuordnen und die kostenlose Testphase nur einmal je Kundin bzw. Kunde gewähren können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertrag, steuerliche Aufbewahrungspflichten). Vertrags- und Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es die steuer- und handelsrechtlichen Fristen verlangen (bis zu zehn Jahre). Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung von Stripe (stripe.com/de/privacy). Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Damit die Testphase nur bei der ersten Bestellung gilt, speichern wir je Bestellung mit Testphase Prüfsummen (Hashes) der E-Mail-Adresse und der Kennung des Zahlungsmittels, nicht die Angaben selbst. Diese Prüfsummen löschen wir nach zwei Jahren automatisch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Missbrauch der kostenlosen Testphase zu verhindern).

6. Speicherung auf Ihrem Gerät

Klarziffer speichert Ihre Eingaben und die Programmdateien (für die Nutzung ohne Internet) im Speicher Ihres Browsers (IndexedDB, Local Storage, Offline-Cache). Das ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können diese Daten jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen; bitte vorher eine Sicherung anlegen. Sicherungsdateien enthalten zusätzlich Ihren Lizenzschlüssel und die Gerätenummer, damit nach einer Wiederherstellung kein neuer Geräteplatz belegt wird.

Die Android-App lädt das Programm ebenfalls von klarziffer.de und speichert Ihre Daten in ihrem eigenen Speicher auf dem Gerät. Sie nimmt an der automatischen Android-Sicherung (Google) und an der Datenübertragung auf ein neues Gerät nicht teil; Sicherungen schreibt sie nur in einen Ordner, den Sie selbst wählen. Sichert Ihr Gerät oder ein gewählter Ordner in eine Cloud (z. B. iCloud, Google Drive, OneDrive), gelangen Patientendaten dorthin nur verschlüsselt.

Für die Entfernungsberechnung zum Wegegeld lädt Klarziffer nach dem Eintragen eines Dienstorts einmalig die Straßenverzeichnisse der Orte im Umkreis von unserem Server, so, wie es auch die Programmdateien lädt. Tippen Sie einen Dienstort oder Ihre Praxisanschrift außerhalb dieses Umkreises ein, lädt Klarziffer zusätzlich das Verzeichnis dieses Orts. Dabei erfährt der Server nur, welche Orte abgerufen werden (und technisch Ihre IP-Adresse), nicht Ihre Dienst- oder Patientenadressen; Patientenanschriften lösen keinen Abruf aus. Die Entfernung selbst wird auf Ihrem Gerät berechnet.

7. Keine Cookies, kein Tracking

Klarziffer setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und bindet keine Inhalte Dritter (z. B. Schriftarten, Karten, Videos) ein. Auf den Bezahl- und Abo-Seiten von Stripe gelten die Hinweise von Stripe.

8. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie dafür nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Bitte senden Sie uns keine Patientendaten.

9. Müssen Sie uns Daten geben?

Gesetzlich verpflichtet sind Sie dazu nicht (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO). Für den Vertrag erforderlich sind: bei der Bestellung Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Zahlungsdaten (ohne sie kann kein Abo abgeschlossen werden) und für die Lizenzprüfung Lizenzschlüssel, Gerätenummer und Gerätename (ohne sie können keine neuen Rechnungen festgeschrieben werden). Die E-Mail-Adresse für „Schlüssel zusenden“ geben Sie freiwillig an; ohne sie können wir den Schlüssel nicht erneut schicken. Alles Übrige (Ihre Patienten- und Rechnungsdaten) erhalten wir nie.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Abschnitte 3, 4 „Schutz vor Massenanfragen“ und 5 „Testphase“), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein formloser Hinweis an support@klarziffer.de genügt.

Stand: Oktober 2026