Privatrechnungen der Praxis selbst schreiben.

Wenn Ihre Praxissoftware die Privatabrechnung gut kann, eher nicht. Klarziffer lohnt sich, wenn die GOÄ dort umständlich ist, Sie nur wenige Privatpatienten haben oder unterwegs am Handy abrechnen möchten. Die Patientenakte bleibt in Ihrer Praxissoftware, Klarziffer schreibt nur die Rechnungen.

Über eine GDT-Datei, die fast jede Praxissoftware erzeugen kann (zum Beispiel Medistar, Albis, Turbomed, T2med). Sie richten Klarziffer dort einmal als externes Gerät ein und übertragen nur die Stammdaten. Ganze Patientenlisten übernehmen Sie als Tabelle (CSV), etwa aus Excel. Beides geht am Computer. Versicherung und Tarif bitte danach prüfen.

Ja, zum Beispiel am PC am Empfang. Es gibt aber keine eigenen Benutzer mit eigenen Rechten: Wer das Passwort eines Geräts kennt, sieht dort alle Patienten und Rechnungen. Mehrere Geräte gleichen sich ab, über einen gemeinsamen Ordner (zum Beispiel eine NAS), direkt im selben WLAN oder per Datei. Unbegrenzt gilt für bis zu 5 Geräte. Wer abgestufte Zugriffsrechte für ein größeres Team braucht, ist mit einer Praxissoftware besser bedient.

Neue Rechnungen schreiben Sie in Klarziffer, die laufenden Fälle führt die Verrechnungsstelle zu Ende. Prüfen Sie vorher die Kündigungsfrist in Ihrem Vertrag. Ihre Patientenliste übernehmen Sie als Tabelle (CSV) oder einzeln per GDT. Ob Ihre Verrechnungsstelle später einzelne überfällige Rechnungen übernimmt, klären Sie bitte mit ihr.

Sie suchen die Ziffer statt sie abzutippen, Beträge und Pflichtangaben setzt Klarziffer selbst, und vor dem Festschreiben warnt es bei fehlenden Begründungen oder Ziffern, die nicht nebeneinander gehen. Ihre Patientenliste übernehmen Sie als Tabelle (CSV), den Aufbau der Rechnungsnummer legen Sie selbst fest. Ihre alten Rechnungen bewahren Sie weiter wie bisher auf.

Rechnungen müssen Sie für das Finanzamt seit 2025 in der Regel 8 Jahre aufbewahren, die Patientenakte 10 Jahre. Fertige Rechnungen sind in Klarziffer festgeschrieben und lassen sich nicht mehr ändern, nur stornieren. Ein Archiv ist Klarziffer aber nicht: Legen Sie jede Rechnung zusätzlich als PDF oder ausgedruckt ab und sichern Sie Ihre Daten regelmäßig. Einzelheiten im Ratgeber: Aufbewahrungsfristen für Ärzte.

Patienten- und Rechnungsdaten liegen verschlüsselt nur auf Ihren eigenen Geräten und in Ihren Sicherungen. Klarziffer hat keinen Server und keine Cloud für Ihre Daten. Anders als bei einer Verrechnungsstelle geben Sie keine Patientendaten an Dritte weiter. Rechnungen per E-Mail verschickt Klarziffer nur auf Wunsch des Patienten, als PDF mit Passwort.